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湖南第一师范学院 文件材料归档和文书档案保管期限规定

【来源: | 发布日期:2017-11-10 】

湖南第一师范学院

文件材料归档和文书档案保管期限规定

第一条 为了规范学校文件材料归档和文书档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。

第二条 本规定中的学校文件材料是指学校在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录,包括:电子件、纸质件、图片等。

第三条 学校文件材料归档范围:

(一)反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)学校工作活动中形成的,对维护学校在教学、科研、管理等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)学校需要贯彻执行的上级机关下发的文件材料,各兄弟院校及学校各部门、各附属单位报送的重要文件材料;

(四)其他对学校工作具有查考价值的文件材料。

第四条 学校文件材料不归档范围:

(一)上级机关的文件材料中普发性不需要学校办理的文件材料,任免、奖惩非学校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)学校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般的群众来信、电话记录,学校内部互相抄送的文件材料,学校负责人兼任外单位职务形成的与学校无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三)学校各部门、各附属单位的文件材料中供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属学校归档范围的文件材料,必须按有关规定向学校档案馆移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 学校文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括:

(一)学校制定的规章政策性文件材料;

(二)学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(三)学校职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

(五)学校机构演变、人事任免等文件材料;

(六)学校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(七)上级机关制发的属于学校主管业务的重要文件材料;

(八)各兄弟院校、学校各部门、各附属单位关于重要业务问题的来函、请示与学校的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括:

(一)学校职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)学校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)学校人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)学校一般性事务管理文件材料;

(五)学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于学校主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和各兄弟院校制发的非学校主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)各兄弟院校、学校各部门、各附属单位关于一般性业务问题的来函、请示与学校的复函、批复等文件材料。

第九条 学校形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第十条 学校各部门、附属单位对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。学校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 学校二级单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门(单位)归档,其他部门(单位)将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条  本规定自颁布之日起施行。

附件:1.湖南第一师范学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表

2.归档文件目录

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