湖南第一师范学院

干部人事档案管理暂行规定

为进一步做好我校干部人事档案工作，加强干部人事档案规范化管理，有效保护和利用档案，使干部人事档案更好地为组织人事工作服务，根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》以及省委组织部的有关文件精神，结合我校实际，制定本规定。

一、干部人事档案归档范围

（一）履历表类：干部（职工）履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

（二）自传类：自传和属于自传性质的材料，包括个人有关事项的材料等。

（三）考察、考核、鉴定类：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料、干部调动鉴定、组织审查考核材料，年度考核登记表以及鉴定材料、挂职锻炼等考核考察材料。

（四）学历、学位、学籍、专业技术职务评审类：

1.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表、授予学位的评议书、学位材料、毕业证书、党校学历证明、选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料、国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

2.评(聘)专业技术职称(职务)材料：技术职称(任职)资格评审表、职业资格考试合格人员登记表、教师资格认定申请表等材料。

（五）政治历史情况审查类材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见或情况说明材料、各类政审表、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料等。

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派类材料：

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、退党材料、党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；

2.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书。

3.加入或退出民主党派的材料。

（七）奖励类材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

（八）处分类材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料、解除(变更、撤销)处分等材料。

（九）工资、任免、出国、代表、聘录用、转干、转业、待遇、退离休、退职等材料。

1.招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

2.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关官衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。

3.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

4.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

5.出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

6.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

7.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

（十）其他类材料

其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，劳动合同书，独生子女证明（申请表）、再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

二、干部人事档案的提供利用

（一）符合下列情况的可提供查借阅干部档案或有关材料：因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、办理退休、治丧等需要查阅档案的；政法部门等单位因侦查、审理和公证，需通过人事档案取得旁证材料的。

（二）查阅部门须填写《干部人事档案查（借）阅审批表》（见附件），加盖本部门公章、负责人签字，经学校组织人事部门、档案管理部门负责人批准后，派两名中共党员，带本人身份证到档案馆查阅室查阅。

（三）除校领导及组织人事、纪检监察等部门外，其他单位和部门一般不得直接查阅人事档案，如工作需要必须查阅的，须经学校分管校领导批示，人事处主要负责人同意后才能查阅。

（四）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（五）个人因办理公证、上学等，确需查阅、摘录、复制本人档案的，需持本部门盖章、负责人签字的个人申请交档案馆，由档案馆工作人员代为办理所需事宜。

（六）不提供电话查阅，不接受替代查阅。

（七）查阅者查阅档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

（八）查阅者只能查阅经批准的范围，未批准的不得查阅。不得擅自拍摄复制档案内容。因特殊情况需抄录、复印的，须经组织人事部门和档案主管部门审查批准后，才能抄录、复制（拍摄），复制件用毕即自行销毁。

（九）干部人事档案一般不外借，如特殊情况，必须经学校分管校领导批示，组织人事部门主要负责人同意后方可借用，且在5 个工作日内归还。延期的必须办理续借手续。

（十）查阅人须履行利用效果登记手续。  

三、干部人事档案的转递

（一）干部调配、任免工作部门应将干部变动情况及时通知干部人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。干部人事档案管理部门在接到干部调动通知后，须及时将档案转给新的干部人事主管部门。

（二）转出档案时要认真清点档案全部材料，按规定装订，不得扣留材料或分批转出，档案转出后，要注销名册。

（三）转递干部人事档案，必须经过严格密封，以机密件通过机要局转递，或派专人送取，不得以平信、挂号信等公开邮寄或交干部本人自带。

（四）转递干部人事档案必须详细填写《干部档案材料转递通知单》，并与档案一同密封，加盖密封章。档案转出后要及时登记《干部档案转出登记簿》。注意查收接档单位的回执，如逾期1个月未收到回执，档案管理部门应写信催问，以防丢失。

 （五）档案管理部门对收到的干部人事档案，经核对无误后，须认真登记，及时入库，并在回执上签名盖章立即退回；未收到新调入的干部人事档案时，应及时催要；对于本人携带或材料不全、整理不合格的档案，可拒绝接收。

四、干部人事档案保管和安全保密

l.做到档案库房、阅览室、档案管理人员办公室“三室”分开。

2.档案库房内设置防火、防潮、防蛀、防盗、防尘、防光、防高温等安全保护“六防”设施。全部使用铁质档案柜，杜绝木质档案柜。严禁吸烟和带明火入内，杜绝堆放易燃、易爆物品和杂物、食品等。

3.经常检查库房内档案安全防护措施，发现问题及时解决。

4.不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容，如有泄露或公布档案内容者，视情节轻重予以严肃处理。

5.严禁任何个人私自保存他人档案。对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊，违反有关法规者，视情节轻重，予以严肃处理。

6.严禁用电话索取或提供有关档案内容的信息。

7.严禁任何人携带档案材料进入公共场所和娱乐场所。

8.档案工作中形成的各种废纸不得乱仍，一律按保密纸销毁。

附件：干部人事档案查（借）阅审批表

  湖南第一师范学院

 2015年12月7日

湖南第一师范学院党委行政办公室 2015年12月7日印发

附件

干部人事档案查（借）阅审批表

注意事项 ：

1.“查档对象”、“查档人员”、“查档事由”、“查档内容”、“查档单位意见”等栏目须认真填写。

2.查档对象和查档人员在3人以上时另附名单，并在所附名单上加盖公章。

3.因特殊情况需将干部档案借出使用，或需复制档案材料的，须在“查档事由”、“查档内容”内详细说明。

4.查档单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。

5.干部档案一般不外借，因治丧等特殊原因确需借出档案者，单位所借档案须在10个工作日内归还。

6.本表由各单位按原版式翻印。