人事档案查阅管理细则

为确保我校人事档案安全，规范人事档案的查阅管理，根据中央、湖南省关于档案管理工作和保密制度的有关规定，特制定如下细则：

一、严格限定查阅人资格与权限

1. 查阅干部人事档案人员必须是中共党员。

2. 查阅人事档案时，不能查阅本人及其亲属的人事档案。

3. 没有经过人事处领导批准，不允许查阅同级人员的档案。下级组织或单位人员不能查阅其上级的档案。

二、严格限定查阅档案的范围

1. 由于人员的任免、调动、出国、入党、入团、政审、福利、待遇、离退休、纪律检查、组织处理、复查、鉴别、治丧等情况需要了解某人的具体情况时，可以查阅其人事档案。

2. 由于编史修志工作需要了解某人的社会经历和某事件中的表现情况，而此人这一时期因为某些原因不能书写或口述的，甚至此人已经死亡的，可以查阅此人的履历、自传及有关部分档案。

3. 其他特殊情况需查阅人事档案的，必须经过主管人事工作的校领导审批同意后方可查阅。

4. 在教职工子女和直系亲属入党、入团、参军、出国、招工、提干前要进行审查以便了解其父母及亲属情况时，按照有关规定，一般由教职工所在部门提供情况，不必查阅人事档案。

5. 如果要了解某人的情况又可以和此人直接面谈的，一般应采访此人，不允许查阅人事档案。

6. 档案馆不负责出具证明材料，经过批准或履行一定手续后，可以摘抄或复印人事档案中的有关部分，经档案管理人员审核无损，加盖印章并注明出处。

三、严格规范查阅审批程序

查阅人事档案必须填写查阅人事档案审批表，其中包括查阅档案的理由与目的，查档人员的单位、姓名、政治面貌等。上述内容均需全部填写清楚，然后由本单位（部门）主管领导签字和加盖公章，报人事处主要负责人审批同意后才能查阅。

外单位人事组织部门查阅人事档案必须有手续完备的介绍信（介绍信必须列出查阅内容，未列出的查阅内容，一律不提供查阅），经我校人事处主要负责人签字，报学校分管领导批准后方可查阅。学校其它部门查阅人事档案必须有经过本部门负责人签字的书面报告。

人事档案管理人员要认真审查查档人员的审批表及查档人员的证件，看其阅档理由是否充分，是否符合有关的规定和要求，手续是否齐全，然后决定是否提供查阅。

四、严格阅档管理

1. 查阅人员只允许在指定阅档室查阅，不允许将档案带出阅档室。

2. 阅档时必须是两人以上（含两人）同时在场，方可查阅。

3. 查档人员必须严守阅览制度，不允许在档案上涂抹、篡改、批注，更不能拆散、抽出和加塞档案材料。

4. 人事档案一般不外借，如情况特殊，必须经人事处、分管校领导、校长批准同意后方可借用，并在规定的时间内归还。

湖南第一师范学院

2015年12月14日