湖南第一师范学院档案工作管理规范

根据国家档案局2006年12月18日发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）和2008年教育部、国家档案局发布的《高校档案管理办法》（第27号令）文件精神，结合我校档案工作具体情况，特制定本规范。

第一章 档案立卷归档

一、按国家档案局有关规定，结合本单位、部门档案工作实际，认真鉴定各类档案材料归档与不归档的范围。

二、坚持文书处理部门和各业务部门立卷归档制度。凡属文书、科技、会计等各门类档案归档范围内的文字材料、图表、声像、照片等均由承办部门负责收集，并按有关要求立卷归档。

三、各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般都要在翌年六月以前立卷归档完毕。

四、确保档案齐全完整，保持立卷归档文件材料之间的有机联系。

五、保证立卷归档质量，要求组卷合理、整理规范、编号准确、字迹整洁美观。各类档案整理均应符合国家档案行政部门或有关专业主管部门的业务规范要求。

第二章 档案管理

一、凡属于本单位、部门归档范围内的各类文件材料，必须按规定向学校档案馆移交，实行统一管理。

二、针对文书、科技、财务档案及其他专门档案的特点及载体的差异，采用不同的保管形式和方法。

三、学校档案馆接受档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时入库。

四、档案库房管理要按照国家有关规定做好防火、防光、防毒、防盗、防鼠、防高温高湿、防有害气体等工作，确保档案安全。

五、保持库房整洁，定期对档案资料进行检查、清理、核对工作。发现问题要及时向领导报告，对破损档案应及时抢救。

六、非档案馆管理人员不得进入档案库房。

七、档案有关资料的收集、移交、销毁，必须严格履行交接手续和审批制度。

八、学校档案馆应定期会同各相关单位、部门对超过保管期限的档案进行审查、鉴定，经过鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁建议，报分管校领导批准后销毁。

九、对已批准需销毁的档案，必须在归档总目录上予以注销，并执行两人签字和两人监销制度。

十、档案管理部门应根据工作需要，配备必要的设备设施。

十一、档案管理部门应根据工作需要编制必要的检索工具。

第三章 档案利用（借阅）

一、档案借阅

（一）档案利用必须严格遵守保密制度。查阅人不能随意离开查阅室，外单位来我校查阅未开放的档案，除须持有单位介绍信外，还须经我校有关领导批准方可查阅，不得抄录或借出。学校各部门借阅档案，必须办理借阅手续。

（二）非档案馆工作人员未经许可，不能进入档案库房查找档案材料。

（三）机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》要求办理。

（四）档案管理工作人员应做好档案登记和效果记录，做好信息反馈、总结经验，促进档案管理工作的开展。

（五）查阅档案应在档案室（或阅文室）进行，不得改变档案原始状态，不得在档案文件上划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁，确保档案的原貌与整洁。特殊情况需借出的，须经档案馆负责人批准，必要时须经主管校领导批准，借出时间不得超过一周，需继续使用者必须办理续借手续，确保档案的完整与安全。所借档案不得转借他人或无关人员阅读。

（六）借阅人员如出差或调动工作，应将所借档案材料全部归还档案管理部门。

（七）借阅档案归档时，档案管理人员应当面核查无误后，在《档案借阅登记表》上注销并签字。如发现归还的档案有缺页缺卷现象，应立即要求借阅人弥补，如有遗失，应由借阅人所在单位写出书面报告，按有关规定处理。

（八）珍贵的实物档案，重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不得借出。

（九）凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》《保密法》追究法律责任。

二、档案的复制

（一）普通档案材料应在档案管理部门复印。

（二）涉密档案一般不得复制。特殊情况需要复制的机密（含）以下档案，需经拟复制单位、部门负责人和档案馆主要负责人、必要时经主管校领导审批。复制绝密级档案需经文件制定机关批准。

（三）外单位复制档案资料，需持单位介绍信，经批准后办理。

第四章 档案保密

一、严格遵守《保密法》《档案法》和《高等学校档案管理办法》（第27号令）。

二、不因工作以外的原因打听国家秘密或案件情况。

三、不在公共场所，不和家属、子女、亲友谈及国家机密。

四、不在私人交往中泄露国家秘密和案件情况。

五、不私自抄录、复印秘密文件资料。

六、不携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场所。

七、不用普通电话和无线电话传递国家秘密事项。

八、不用传真机传输秘密文件。

九、不在个人著作和文章中引用国家秘密。

十、发现泄密问题时要及时向有关领导汇报，并采用补救措施，防止扩散。

第五章 档案人员岗位职责

一、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》及《实施办法》，认真贯彻党和国家关于档案工作的方针政策。

二、认真学习党的路线、方针、政策，坚持四项基本原则，努力提高政治思想水平。热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高自身的文化、业务素质。

三、认真收集、鉴定、归档、整理本部门的档案材料。积极开发档案信息资源，为学校的各项工作服务。

四、严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容。

五、严格按照档案工作的各项规章制度办事。

六、忠于职守，确保档案载体和档案机密的完整与安全。

第六章 附  则

本规范由党政办档案馆负责解释，规范自发文之日起执行。

湖南第一师范学院

  2016年3月3日