湖南省地方标准《档案工作规范化管理》
湖南省质量技术监督局 发布
湖南省地方标准（DB43）
1 范围
本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级分类、评估办法和监督管理的要求。
本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。
2 分类和等级
2．1 分类
档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关和企事业单位三种类型。
2．2 等级
档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。
2．3等级划分依据
2．3．1 市州县国家综合档案馆规范化管理，机关档案工作规范化管理，企事业单位档案工作规范化管理。
2．3．2 档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分为100分，每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上(含95分)；省一级为80--95分(含80分，不含95分)；省二级为60--80分(含60分，不含80分)。
3 等级认定原则
等级认定坚持自愿申报，坚持标准，公正评估，实事求是的原则。
4 申报程序
4．I 根据市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则逐项对照自检，自检合格后，再提出相应的申报等级。自检时，各单位可请专家或省级评估员进行业务指导或咨询。
4．2 申报单位按其隶属关系向当地档案行政管理部门或上级主管部门提出申请。省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位直接向省档案局申请。
4．3 单位在提出申请时，准备如下申报材料：
4．3．1 档案工作规范化管理评估申报函，并填写《档案工作规范化管理评估申报表》；
4．3．2 自检报告，对照市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则进行自我评价，并说明扣分原因；
4．3．3 自检评分表。
5 评估组织
5．1 档案行政管理部门要按评估权限组织评估组对申报单位进行评估。
5．2 评估组由5-7人组成，其中省级评估员不能少于2／3。
5．3 评估前，评估组必须仔细研究申报材料，再对照逐项查实。
5．4 评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论，并向申报单位反馈。评估结论必须要全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。
5．5 档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。
6 等级管理
6．1 档案工作规范化管理评估工作在省档案局的统一组织协调下，由县级以上档案行政管理部门分级负责组织进行。
6．2 评估工作可以委托代评。被委托单位收到委托函后负责组织评估工作，并向委托单位报告评估结果。
6．3 省档案局负责省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位各个等级、市州直机关和企事业单位省特级和市州、县(市、区)国家综合档案馆省特级、省一级的评估组织工作。
6．4 市、州档案局负责市州直机关、企事业单位省一级、省二级、国家综合档案馆省二级及县(市、区)直机关、企事业单位省特级的评估组织工作。
6．5 县(市、区)档案局负责辖区内县(市、区)直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。
6．6 市州档案局应在12月底前将本年度辖区内各等级评估结果上报省档案局，由省档案局统一发文通报表彰。通报是各单位及其档案工作评先的依据之一，也是档案工作者评聘专业技术职务依据之一。
6．7 等级牌匾由省档案局统一制作。
7 监督管理
7．1 档案工作规范化管理等级一般三、五年复查一次，等级不搞终身制，由认定机关负责监督检查。对不符合标准的单位限期改正，到期仍无改善的，降级或收回证书。没有获得最高等级的单位，经过一年的完善和提高后，可继续申请晋级。
7．2 省级评估员是参加我省档案工作规范化管理评估的资质。省级评估员的聘任条件：
7．2．1 能够正确理解并执行国家和省关于档案工作的方针、政策；
7．2．2 具有中级(或相当中级)以上专业技术职务并熟悉档案工作；
7．2．3 能够熟练掌握本标准，工作认真负责。
7．3 省级评估员由市、州档案局负责推荐，省档案局审核聘任，省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位人员直接报省档案局审核聘任。任期五年，到期可续聘。退休、辞职或调离的被聘人员视为自动解聘。
7．4 省级评估员的职责：
7．4．1 对档案工作规范化管理工作进行业务指导和提供咨询；
7．4．2 参加规范化管理评估和复查工作；
7．4．3 及时向认定机关反映档案工作规范化管理工作中的情况和问题。
7．5 省级评估员如有下列情况之一时，取消其省级评估员资格；
7．5．1 不认真履行职责，不遵守职业道德者；
7．5．2 滥用职权，徇私舞弊，为个人谋取私利者；
7．5．3 违法、违规、违纪者。
2005年7月20日发布，2005年8月1日实施。
附录A（规范性附录）
表A.1～表A.3 给出了条款表述中档案工作规范化管理的等级划分依据。
表A.1 市州县国家综合档案馆规范化管理评估内容及评分细则
项 目 |
标准分 |
内 容 |
分 值 |
内 容 解 释 与 评 分 细 则 |
自评分 |
评估分 |
备 注 |
一、行政管理 |
22 |
1、组织领导 |
10 |
（1）档案馆事业列入本地区国民经济和社会发展计划（2分）； （2）档案信息化建设纳入政府信息化建设规划（2） （3）档案馆建设作为创建文明城市的考核指标（2）； （4）当地党委、政府明确了分管档案工作的领导，并为档案馆解决重要问题（2分）； （5）档案馆内部机构健全，能满足其工作需要（1分）； (6)建立并严格执行了档案收集、保管、整理、编目、保密、利用、统计、鉴定 安全保卫和网站管理等各项规章制度（1），缺一项不计分。； |
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2、事业经费 |
5 |
（1）档案馆事业经费列入当地政府预算，并逐年增加（2分）； （2）档案馆人员的保健津贴得到落实（1分） （3）档案、资料的保管保护与抢救费年均有2元/（册）（2分）； |
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3、队伍建设 |
5 |
（1）档案馆编制职数配齐，馆领导符合“四化”要求（1分）； （2）全员具有大专以上文化（1分），受过档案专业知识培训（1分），50岁以下人员熟悉计算机操作（1分），未达此标准按比例扣分； （3）实行专业技术职务评聘制度的档案馆其档案专业技术职务的结构比例符合人事部门的要求（1分）。 |
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4、科学研究 |
2 |
（1）有计划、有组织地开展科学研究（1分）； （2）近三年内取得一项省级以上科研或学术研究成果（1分），获市县级奖0.5分，未获奖的不记分。 |
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5、馆库建设 |
14 |
（1）馆库建设（包括新建。改建和扩建），符合《档案馆建筑设计规范》（6分） （2）现行文件服务中心、档案史料展览中心、爱国主义教育基地、多功能演示厅等功能性用房占馆舍面积的1/3＊（6分）未达到按比例扣分； （3）各类用房能满足工作需要，包括接待室、查阅室、计算机房、复印室裱糊室、消毒室（2分），缺少按比例扣分。 |
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6、设施设备 |
9 |
（1）安装了符合统一规范要求的温湿度自控系统（2分）＊； （2）使用了符合统一规范要求的密集架（2分）； （3）有办公自动化、多媒体与档案数字化处理设备，主要包括计算机，复印机、照相机、摄像机。高速扫描仪、防磁柜、电视机、音响、功放等（5分），每少一种扣0.5分。 |
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7、接收与征集 |
5 |
（1）接收：应接收的纸质档案和机读目录均已接收进馆（2分），无特殊原因滞后接收的，每少一个全宗扣0.1分，扣完为止； （2）征集：馆藏有历史档案、科技档案、专门档案、特色档案、重大活动（工程、科研、事件）档案，包括声像档案（3分）。 |
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8、整理与编目 |
7 |
（1）馆藏档案已经过系统化、规范化整理，档案资料排放整齐有序，图示醒目（2分） （2）每个全宗有全宗卷或全宗卡片（1分），少1个扣0.1分，扣完1分为止； （3）编辑出版和《档案馆指南》（2分）； （4）《案卷目录》、《卷内文件目录》等检索工具完整齐全、规范（2分）。 |
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9、保管、鉴定与统计 |
6 |
（1）采取了“九防”措施，没有丢失、霉变档案（2分），发现一处不得分； （2）对破损、褪变档案抢救，申报省二级的达60%，省一级达80%（2分），省特级达90%（2分），未达到以上要求按比例扣分； （3）成立了档案鉴定工作组织，并按规定对已超过保管期限的档案进行了鉴定（1分）； （4）建立了各种统计台帐，并按规定及时上报了统计数据（1分）。 |
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10、局域网和网站建设 |
6 |
（1）馆建立了档案信息网站并有效管理（2分），内容不丰富、更新不及时酌情扣分； （2）馆建立了局域网并与政务网联通（2分）＊，未联通扣0.5分； （3）采用了符合统一规范要求的软件（2分）。 |
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11、数据库建 设 |
11 |
（1）目录数据库（5分）；建立目录数据库，且录入馆藏档案全部案卷目录（3分），录入重要全宗卷内文件目录（2分），没完成按比例扣分； （2）全文数据库（4分）：建立了现行文件全文数据库（2分），对重要全宗档案实现全文检索（2分）； （3）多媒体数据库（2分）：建立了重大活动多媒体数据库（2分）。 |
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四、开发利用 |
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12、爱国主义教育基地 |
5 |
（1）被当地有关部门正式命名，并已挂牌（1分）＊； （2）有展示馆藏精品或特色档案的陈列室（2分）； （3）围绕党和政府的中心工作、重大纪念活动和社会需求，开展专题展览和专题讲座（2分）。 |
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13、现行文件 服务中心 |
5 |
（1）党委、政府发文授权档案馆开展现行文件服务，明确规定是政务信息公开场所（1分）＊； （2）现行文件服务中心有牌子、有阵地、有专职人员管理，现行文件收集比较齐全（1分）； （3）制定了现行文件移交办法，并落到实处（1分）； （4）现行文件服务中心对外宣传影响大，效果好（1分）； （5）按规定使用符合统一规范要求的软件在线接收文件（1分）。 |
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14、查阅服务 |
5 |
（1）依法对应开放档案进行了鉴定，并公布了开放档案目录（3分），否则按比例扣分； （2）查阅服务热情周到（2分），有服务指南，调卷准确、手续便捷、利用效果好，否则，酌情扣分。 |
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15、编研工作 |
5 |
（1）利用档案史料拍摄了电视片（2分）； （2）利用网络、报刊、电台、电视台公布档案（1分）； （3）档案史料编研（2分），包括正式出版和内部使用的。 |
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注：标＊项目表示省一级、省特级必达项 |
表A.2 机关档案工作管理评估内容及评分细则
项 目 |
标准分 |
内 容 |
分 值 |
内 容 解 释 与 评 分 细 则 |
自评分 |
评估分 |
备 注 |
一组织管理 |
20 |
1、管理体制 |
10 |
（1）成立了档案工作领导小组（1分），解决了档案工作中的实际问题（2分）； （2）设置了档案管理机构或部门（2分）和档案工作网络（1分），建立了档案人员岗位责任制（1分）； （3）档案工作坚持集中统一管理原则（1分）＊； （4）制订并落实了归档、保管、保密、利用、安全保卫等工作制度（2分。 |
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2、队伍建设 |
5 |
（1）组织全员学习，贯彻《档案法》和《湖南省档案管理条例》（2分）； （2）档案人员具有大专以上学历或中级以上职称（1分），能熟练操作计算机（1分），专兼职档案员全部经过档案业务培训（1分）。 |
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3、履行职责 |
5 |
（1）行使了对本单位或本行业的档案工作监督指导职能（2分）； （2）按规定向同级现行文件服务中心报送现行文件资料（2分）＊； （3）及时向同级档案行政管理部门报送机关档案管理信息和统计报表（1分）。 |
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4、档案用房 |
10 |
（1）档案库房符合档案保护要求，能满足15年左右的存放档案的需要（5分）； （2）库房、办公室、阅览室三分开（3分）＊；否则，按缺项扣分； （3）库房干净、整洁、管理有序（2分）。 |
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5、装具设备 |
10 |
（1）柜架质量符合要求，数量充足，能存放15年左右的档案（1分），使用了符合统一规范要求的档案密集架（2分）； （2）库房安装使用了空调、去湿机（2分）和符合统一规范要求的温湿度自控系统（2分）＊； （3）档案室配有计算机、复印机、照相机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜（3分），每少一种扣0.5分，扣完为止。 |
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三基础业务工作 |
35 |
6、归档工作 |
8 |
（1）推行了文书处理部门和业务部门归档整理制度（3分）； （2）归档文件完整、准确、及时，近三年归档离率达100%（3分），96%－99%按比例扣分，在95%以下不计分； （3）归档的文件制成材料、字迹符合档案保管要求（2分）。 |
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7、整理与编目 |
5 |
（1）分类科学、装订规范、排列有序（3分）; (2) 编目编号系统规范（2分）。 |
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8、保管与移交 |
9 |
（1）本机关各种门类、载体档案实行了集中统一管理（2分）； （2）档案存放整齐统一，符合规范（1分）； （3）建立了全宗卷，库内有档案资料存放示意图（1分）； （4）对破损、霉变褪变档案进行了修复、复制（2分）； （5）依法定期向国家综合档案馆移交档案（3分）＊。 |
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9、鉴定与统计 |
3 |
（1）成立鉴定小组，按时完成到期档案的鉴定（1分）； （2）建立档案管理基本情况统计台帐，统计内容全面、数据准确（2分）。 |
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10、档案数字化 |
10 |
（1）档案信息化与本单位办公自动化同步规划、建设，加强了对电子公文的管理（2分）＊； （2）使用符合统一规范要求的档案管理软件（2分）； （3）对纸质档案进行数字化处理，建立了案卷和文件目录数据库（2分）＊； （4）建立全文数据库（2分），多媒体数据库（2分）。 |
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四开发利用 |
25 |
11、档案查阅 |
10 |
（1）检索工具科学、系统、准确，能满足利用者需要，编有《全宗介绍》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具（3分）； （2）档案员熟悉所管范围及相关业务（2分）； （3）档案员调卷迅速、准确，查全率、查准率达98%（2分）； （4）能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务（3分）。 |
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12、档案编研 |
15 |
（1）编有组织机构沿革（2分）、基础数字汇编（2分）、大事记（2分）； （2）采用多种形式主动服务，对档案信息进行深加工，经济和社会效益显著（5分）； （3）开辟了展览室（或陈列室）（4分）。 |
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注：标＊项目表示省一级、省特级必达项 |
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表A.3 企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则
项 目 |
标准分 |
内 容 |
分值 |
内 容 解 释 与 评 分 细 则 |
自评分 |
评估分 |
备 注 |
一组织管理 |
20 |
1、管理体制 |
7 |
（1）建立了档案工作领导小组，并解决实际问题（2分）； （2）档案工作坚持集中统一管理原则（2分）＊； （3）建立了相应的档案管理部门和档案人员岗位责任制（2分）； （4）建立了档案工作管理网络，并开展了活动（1分）。 |
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2、队伍建设 |
7 |
（1）组织全员学习，贯彻《档案法》和《湖南省档案管理条例》（2分）； （2）档案人员大专以上知识水平的达40%（1分），中级以上专业技术职务的达20%（1分），接受档案业务培训率达95%（2分）。 （3）档案人员与其他专业技术管理人员享受同等待遇（1分）。 |
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3、制度建设 |
6 |
（1）档案工作列入单位发展规划和年度计划（2分）； （2）建立健全了企业档案工作制度并纳入到单位管理制度和单位文化建设范围（2分）； （3）制订并落实了归档、保管、保密、利用、安全保卫等制度（2分）； |
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二保 |
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4、档案用房 |
10 |
（1）档案库房符合档案保护要求，能满足永久存放档案的要求（5分）； （2）库房、办公室、阅览室三分开（3分）＊，否则，按缺项扣分； （3）库房干净、整洁、管理有序（2分）。 |
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管保护条件 |
20 |
5、装具设备 |
10 |
（1）档案装具质量符合要求，数量充足（2分），使用了符合统一规范要求的档案密集架（2分）； （2）库房安装使用了空调、去湿机（1分）和符合统一规范要求的温湿度自控系统（2分）*; (3)档案室配有计算机、复印机、照相机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜（3分），每少一项扣0.5分，扣完为止。 |
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|
|
三基础业务建设 |
35 |
6、归档工作 |
8 |
（1）推行了文书处理部门和业务部门归档整理制度（3分）； （2）归档文件完整、准确、及时，近三年归档率达100%（3分），96%－99%按比例扣分，在95%以下不计分； （3）归档的文件制成材料、字迹符合档案保管要求（2分）。 |
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7、整理与编目 |
5 |
（1）分类科学、装订规范、排列有序（3分）； （2）编目编号系统规范（2分）。 |
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|
8、保管工作 |
10 |
（1）各种门类、载体档案实行了集中统一保管（3分）； （2）档案存放整齐统一，符合规范（2分）； （3）建立了全宗卷，库内有档案资料存放示意图（2分）； （4）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象，有则进行了修复、复制（3分）。 |
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9、鉴定统计 |
3 |
（1）成立鉴定小组，对到期档案组织了鉴定（1分）； （2）建立了档案管理基本情况统计台帐，统计内容全面、数据准确（1分）； （3）按要求及时向档案行政管理部门填报有关报表（1分）。 |
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10、档案数字化 |
9 |
（1）档案信息化与企业信息化建设同步规划、同步实施（2分）＊； （2）使用了符合统一规范要求的档案管理软件（2分）； （3）对纸质档案进行数字化处理，建立了案卷和文件目录数据库（2分）＊； （4）建立全文数据库（2分），多媒体数据库（1分）。 |
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三开发 利用 |
25 |
11、利用服务 |
10 |
（1）检索工具科学、系统、准确，能满足利用者需要，编有《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具（3分）； （2）档案人员熟悉所管范围及相关业务（2分），档案员调卷迅速、准确、服务态度好（分）； （3）能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务（3分）。 |
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12、编研工作 |
10 |
（1）有组织沿革、大事记、全宗介绍、产品介绍或科研成果简介、工程项目简介、专题介绍（6分）； （2）档案资料编研成果经济和社会效益显著（4分）。 |
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13、档案展览 |
5 |
（1）开辟了档案展览室或陈列室（3）； （2）利用档案拍摄电视片（2分）。 |
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注＊项目表示省一级、省特级必达项 |
